Att driva företag i Polen – en praktisk guide för svenska bolag

Bolaget är registrerat - vad händer sedan?

Att registrera ett polskt sp. z o.o. (bolag med begränsat ansvar, Polens motsvarighet till ett aktiebolag) är relativt snabbt via det digitala KRS-registret. Aktiekapitalet är minimalt – PLN 5 000 (ca EUR 1 200). Bolaget tilldelas ett NIP (skattenummer), REGON (statistiknummer) och, vid behov, ett momsnummer.

Det som tar tid och kräver noggrannhet är det som händer efter registreringen: att etablera rätt processer för redovisning, momsrapportering, löner och skattedeklarationer. Det är här de flesta problem uppstår.

Redovisning i Polen - löpande krav

Alla polska bolag är skyldiga att föra löpande bokföring enligt den polska redovisningslagen (Ustawa o rachunkowości) eller IFRS.

Bokföringen ska ske i polska zloty (PLN) och dokumenteras på polska. Bokslut och rapporter från ett moderbolag i Sverige ersätter inte de polska kraven.

Polen använder systemet JPK (Jednolity Plik Kontrolny) - standardiserade digitala rapportfiler som skattemyndigheten kan begära in. Den viktigaste filen är JPK_V7, som kombinerar momsregistret och momsdeklarationen i en och samma fil. Filen lämnas månadsvis (JPK_V7M) eller kvartalsvis (JPK_V7K) och innehåller detaljerade uppgifter om samtliga in- och utjgående transaktioner, momssatser, GTU-koder och procedurkoder.

Fel i JPK-rapporteringen är ett av de vanligaste orsakerna till skattekontroller. Att sätta upp korrekt mappning från bolagets transaktioner till JPK-strukturen är en central del av vår onboarding av nya kunder.

Årsredovisningen ska fastställas av bolagsstämman senast tre månader efter räkenskapsårets slut (dvs. 31 mars för bolag med kalenderår) och lämnas in till KRS inom 15 dagar. Revisionsplikten inträder när bolaget under två på varandra följande år uppfyller minst två av tre kriterier: balansomslutning över PLN 2,5 milj., omsättning över PLN 5 milj. eller i genomsnitt fler än 50 anställda.

Outsourcing av bokföring och redovisning till Aider Polska innebär att vi tar det fulla operativa ansvaret för den löpande redovisningen, JPK-rapporteringen, periodaboksluten och årsredovisningen. Det frigör tid för ditt ledningsteam och eliminerar risken för kostsamma fel i ett regelsystem som ni inte är uppvuxna med.

Löneadministration och anställda i Polen

En av de stora fördelarna med Polen är tillgången till en välutbildad och relativt kostnadseffektiv arbetskraft. Men polsk arbetsrätt skiljer sig väsentligt från den svenska. Lönekostnader, sociala avgifter och uppsägningsregler kräver god kunskap om det lokala regelverket.

Minimilön och arbetsgivarkostnader

Minimilönen i Polen är 2025 PLN 4 666 per månad (brutto), motsvarande ca EUR 1 100. Arbetsgivaravgifterna till ZUS (polsk socialförsäkring) uppgår till ca 20 % av bruttolönen. Därutöver tillkommer arbetsplatsolycksfallsförsäkring vars premiesats varierar per bransch.

Den totala arbetsgiverkostnaden för en anställd i Polen är alltså avsevärt lägre än i Sverige – men ändå inte försumbar. Korrekt beräkning är viktig redan i budgetfasen.

Skatteavdrag och lönerapportering

Arbetsgivaren är skyldig att innehålla och redovisa preliminär inkomstskatt (A-skat) baserat på den anställdes skattekort. Lönedeklarationer lämnas månadsvis till ZUS och skattemyndigheten. Det polska lönesystemet kräver specifik lokal kompetens – en felaktig deklaration kan leda till böter och förseningsavgifter.

Anställningsavtal och uppsägning

Polsk arbetsrätt kräver skriftliga anställningsavtal. Uppsägningstider beror på anställningstidens längd och regleras detaljerat i arbetslagen. Felaktiga uppsägningsförfaranden är en av de vanligaste orsakerna till arbetsrättsliga tvister i Polen.

Aider Polskas löneteam hanterar hela löneprocessen för svenska bolags polska anställda: lönekörning, ZUS-deklarationer, skatteåterrapportering, semesterberäkning, anställningsavtal och personaladministration.

Bolagsskatt (CIT)

Bolagsskatten i Polen är 19 % på skattepliktig inkomst. För bolag med omsättning under EUR 2 milj. gäller en reducerad sats på 9 %. Underskott kan rullas framåt under fem år (max 50 % per år).

Bolagsdeklarationen lämnas senast 30 juni året efter inkomståret och kan bara lämnas elektroniskt. Skatteåret är normalt kalenderåret men kan ändras.

En viktig fråga för svenska bolag med verksamhet i Polen är huruvida ett fast driftsställe (permanent establishment) uppstår i Polen. Det kan ge upphov till CIT-skyldighet i Polen även om det formella bolaget finns i Sverige. Det beror på faktorer som antalet anställda i Polen, om personal har fullmakt att ingå avtal i bolagets namn, och hur länge verksamheten pågår. CIT- och momsanalys bör alltid göras parallellt .